29.8.2022 VERIT Immobilier et Arcplace conçoivent ensemble une solution intelligente d’accès aux mandats
Afin de faciliter le changement de mandat dans la gestion immobilière, VERIT Immobilier et Arcplace ont conçu ensemble une solution unique basée sur l’intelligence artificielle (IA). Grâce à un degré d’automatisation élevé allant jusqu’à 90 %, les tâches manuelles lors de l’accès à un mandat sont réduites jusqu’à 60 %. Le processus de bout en bout résout ainsi un problème général de la branche en cas de changement de mandat et représente sous cette forme une innovation en Suisse.
Le changement de gestion immobilière comporte dans la pratique quelques écueils quand il s’agit de transférer des dossiers volumineux. Cela implique beaucoup d’efforts et de tâches manuelles, surtout si la nouvelle administration travaille avec des dossiers numériques. En effet, les documents existants au format papier ou PDF doivent être transférés depuis l’ancienne administration vers la structure d’archivage de l’entreprise. Bien souvent, les documents existants au format numérique sont même imprimés et de nouveau scannés, afin d’être ensuite triés, réorganisés et recatalogués. La solution d’accès aux mandats, qui a été conçue en commun par Arcplace et VERIT Immobilier, couvre alors l’ensemble du processus allant de l’éventuelle numérisation jusqu’au transfert ciblé dans les archives numériques, en passant par la classification automatique et l’indexation des documents.
L’intelligence artificielle en tant qu’élément central
La nouvelle solution d’accès aux mandats consiste en une logique basée sur l’intelligence artificielle (IA) qui a été testée au préalable sur les documents spécifiques à l’immobilier et la structure d’archivage propre à l’administration. Avec la solution d’accès aux mandats, chaque accès à un mandat est transféré facilement et rapidement vers le système cible désigné (archives / e-dossier). Compte tenu du degré d’automatisation élevé, il est dorénavant possible d’épurer et d’automatiser en grande partie un processus ardu et laborieux. La préparation des travaux de numérisation peut être réduite au minimum, ce qui permet de gagner un temps précieux.
« Avec le nouveau processus d’accès aux mandats, nous avons résolu avec Arcplace un problème fondamental dans la gestion. Que les documents soient remis au format papier ou numérique, nous disposons désormais d’une solution simple et intelligente qui nous permet de transférer tous les documents vers des archives non modifiables au format souhaité, pratiquement sans effort manuel », explique Martin Frei, Chief Digital Officer chez VERIT Immobilier SA.
Une nette plus-value pour la branche
Comme l'accès numérique aux mandats constitue un très gros problème dans toute la branche et qu'il n'existe pas encore de solution automatisée de bout en bout sur le marché, VERIT Immobilier et Arcplace lancent en outre l'accès numérique aux mandats pour des tiers, qui met la solution d'accès aux mandats mise en place pour VERIT à la disposition de tous les autres participants de la branche sous forme de service.
À l’avenir, la branche pourra ainsi bénéficier du travail préalable effectué par VERIT Immobilier et Arcplace et gérer ses propres accès aux mandats (format analogique, numérique ou hybride) avec la même solution. Cela représente une plus-value pour toute la branche et comble une lacune, qui est pour l’instant encore largement présente et qui devient de plus en plus importante à mesure que le nombre d’administrations gérant des dossiers numériques augmente.
Stefan Röösli, Account Manager Real Estate chez Arcplace : « En collaboration avec VERIT Immobilier, nous avons pu dans ce projet regrouper des technologies avancées en une solution globale. Les technologies de l’IA ne sont pas ici utilisées comme des mots à la mode, mais concrètement et en tant qu’élément central d’un processus quotidien. Avec cette solution, nous sommes convaincus de pouvoir simplifier la vie de la branche de l’immobilier. »
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